Política de Retenção e Eliminação de Dados
1. Para que serve esta política
Esta política informa por quanto tempo a KM Gestão de Negócios (“KM”) guarda os dados pessoais tratados no KM Agro e como eles são eliminados. Ela detalha o item 8.14 do contrato de uso do KM Agro e vale para:
- os dados que o cliente e seus usuários inserem no sistema, que a KM trata como operadora, em nome do cliente;
- os dados do cliente e dos usuários que a KM trata como controladora, para gerir o contrato, a cobrança e a segurança do sistema.
2. Regras gerais
- Cada dado é guardado enquanto serve à finalidade para a qual foi coletado ou enquanto a lei exigir (Lei nº 13.709/2018, arts. 15 e 16).
- Eliminar significa excluir de forma definitiva ou anonimizar, de modo que o dado deixe de identificar alguém.
- Quando a lei exigir prazo maior que o desta política, vale o prazo legal, e o dado fica guardado somente para cumprir essa obrigação.
- Um dado eliminado do sistema ainda pode existir nas cópias de segurança até que elas vençam (item 4).
3. Prazos
3.1 Dados inseridos pelo cliente
| Dados | Prazo | Eliminação |
|---|---|---|
| Cadastros, lançamentos financeiros, rebanho, lavoura, estoque, frota, documentos fiscais, extratos bancários, arquivos anexados e usuários do cliente. | Enquanto o contrato vigorar. Após o encerramento, o cliente tem 60 dias para exportar os dados, e a KM os elimina em até 30 dias depois desse prazo. | Exclusão do banco de dados e dos arquivos do servidor. |
| Trilha de auditoria: histórico de alterações e exclusões, usado para consulta e restauração. Um registro excluído pelo cliente sai das telas, mas permanece na trilha. | 5 anos do evento; 10 anos para exclusão não restaurada de despesa, receita ou nota fiscal emitida. Se o contrato terminar antes, é eliminada com os demais dados desta tabela. | Rotina automática mensal. |
| Memória de classificação do assistente: textos de lançamentos confirmados e a conta escolhida. | Enquanto o contrato vigorar. | Com os demais dados desta tabela. |
3.2 Registros de acesso e segurança
| Dados | Prazo | Eliminação |
|---|---|---|
| Registro de logins: usuário, data, hora, endereço IP e navegador. | 12 meses. O Marco Civil da Internet (Lei nº 12.965/2014, art. 15) exige ao menos 6. | Rotina automática diária. |
| Sessões de acesso. | 24 horas. | Rotina automática diária. |
| Tentativas de login sem sucesso. | Até o fim do bloqueio de 15 minutos ou até o próximo login bem-sucedido. | Automática. |
| Registros do servidor web: endereço IP, página acessada, data, hora e navegador. | 14 dias. | Rotação automática diária. |
| Avisos recebidos das integrações de assinatura eletrônica e de emissão de notas. | 12 meses. | Rotina automática diária. |
3.3 Assistente por WhatsApp e inteligência artificial
| Dados | Prazo | Eliminação |
|---|---|---|
| Contexto da conversa com o assistente. | Expira após 30 dias sem uso. | Automática. |
| Registro das mensagens recebidas e enviadas pelo assistente. | 6 meses. | Rotina automática diária. |
| Links de acesso enviados pelo WhatsApp. | 30 dias após o vencimento do link. | Rotina automática diária. |
| Conteúdo enviado aos fornecedores de inteligência artificial. | A KM não guarda cópia. O fornecedor guarda, conforme seus termos corporativos, por até 30 dias para segurança e prevenção de abuso, sem uso para treinamento de modelos. | Pelo fornecedor. |
| Registro de uso de inteligência artificial: data, recurso, modelo, quantidade processada e custo, sem o conteúdo. | 5 anos. | Exclusão após o prazo. |
3.4 Contrato e cobrança
| Dados | Prazo | Eliminação |
|---|---|---|
| Cadastro do contratante, contrato e aditivos assinados, cobranças, boletos, comprovantes, notas fiscais de serviço e comunicações sobre o contrato. | Durante o contrato e por 5 anos após o encerramento, prazo de prescrição e de guarda fiscal (Código Civil, art. 206, § 5º, I; Código Tributário Nacional, arts. 173 e 174). | Exclusão ou anonimização após o prazo. |
| Contrato cancelado no período de avaliação, sem cobrança emitida. | Segue os prazos do item 3.1: 60 dias para exportação e eliminação em até 30 dias depois. | Exclusão. |
4. Cópias de segurança
- No servidor do sistema fica uma cópia diária dos últimos 7 dias.
- Fora do servidor ficam cópias cifradas antes do envio, com chave mantida pela KM: 30 diárias, 12 semanais e 60 mensais. A mais antiga tem até 5 anos, o prazo de guarda dos documentos fiscais.
- As cópias servem somente para recuperar o sistema em caso de desastre e para cumprir obrigação legal. Não são consultadas para nenhuma outra finalidade.
- Se for preciso restaurar uma cópia, a KM refaz as eliminações já realizadas antes de liberar o sistema.
- Um dado eliminado do sistema deixa de existir de vez quando vence a última cópia que o contém.
5. Encerramento do contrato
- O acesso ao sistema é suspenso na data do encerramento.
- Por 60 dias, o cliente pode solicitar a exportação dos seus dados, nos formatos disponíveis no sistema, pelo canal do encarregado (item 7).
- Em até 30 dias após esse prazo, a KM elimina os dados do item 3.1, inclusive a trilha de auditoria e os usuários do cliente.
- Ficam guardados somente os dados do item 3.4, pelo prazo ali indicado, e os registros dos itens 3.2 e 3.3 até vencerem.
A guarda dos documentos fiscais do próprio cliente, como os XML de notas fiscais, é obrigação do cliente pelo prazo da legislação tributária. Exporte esses arquivos antes do fim dos 60 dias.
6. Eliminação a pedido
- Titular de dados inseridos pelo cliente (por exemplo, um colaborador ou fornecedor do cliente): o pedido deve ser feito ao cliente, que é o controlador desses dados. Se o pedido chegar à KM, ela o encaminha ao cliente em até 2 dias úteis e coopera no atendimento em até 5 dias úteis.
- Cliente, durante o contrato: pode excluir registros diretamente no sistema, observada a trilha de auditoria, ou pedir a eliminação ao encarregado.
- Dados que a KM trata como controladora: o pedido vai ao encarregado e é atendido, salvo quando a lei exigir a guarda pelo prazo do item 3.4.
7. Encarregado e contato
O encarregado pelo tratamento de dados pessoais da KM é Thiago José Sampaio Kaiser, pelo e-mail thiago.kaiser@kmgestaodenegocios.com.br.
8. Alterações
Cada nova versão desta política é publicada nesta página, com número e data de vigência. Mudanças que reduzam prazos de exportação ou ampliem prazos de guarda são comunicadas aos clientes por e-mail com 30 dias de antecedência.